Privacy policy

AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. is committed to protecting the privacy of users who access this Website and/or any of its services. Use of the Website and/or any of the services offered by AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. implies acceptance by the User of the provisions contained in this Privacy Policy and the processing of their personal data as set out herein. Please note that, although our Website may contain links to other websites, this Privacy Policy does not apply to other companies or organizations to which the Website redirects. AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. does not control the content of third-party websites and accepts no responsibility whatsoever for the content or privacy policies of such websites. 

 

1. OWNER INFORMATION

In compliance with Article 10 of Spanish Law 34/2002 of 11 July on Information Society Services and Electronic Commerce, the identifying details of the Owner are set out below: 

Website: https://www.trota.com/ 

Owner: AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. 

Registered Address: CIM Lleida, Vial 3, Plot 7, 25191 Lleida, Spain 

Tax Identification Number (C.I.F.): A25038142 

Telephone: 900903347 

E-mail: trota@trota.com 

Registration Details: Registered with the Mercantile Registry of Lleida, Volume 17, Folio 98, Section 4, Sheet 2167. 

 

2. APPLICABLE LEGISLATION

This Privacy Policy has been drafted in accordance with the applicable Spanish and European legislation governing the protection of personal data on the Internet. In particular, it complies with the following legislation: 

  • Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (GDPR). 
  • Organic Law 3/2018 of 5 December on Personal Data Protection and the Guarantee of Digital Rights (LOPD-GDD). 
  • Law 34/2002 of 11 July on Information Society Services and Electronic Commerce (LSSI-CE). 

 

3. PRIVACY INFORMATION

In compliance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (GDPR) and Organic Law 3/2018 of 5 December on Personal Data Protection and the Guarantee of Digital Rights, we provide the following information regarding the processing of personal data that you may provide to us: 

Data Controller 

AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. 

Our contact details are set out at the beginning of this Privacy Policy. 

Personal Data Records 

In accordance with the GDPR and the LOPD-GDD, we inform you that the personal data collected by AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. through the forms available on its webpages will be incorporated into and processed within our filing systems for the purpose of facilitating, expediting and fulfilling the commitments established between AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. and the User, maintaining the relationship arising from the completion of such forms, or responding to requests or enquiries. 

Likewise, in accordance with the GDPR and the LOPD-GDD, unless the exception provided in Article 30.5 GDPR applies, a record of processing activities is maintained specifying, according to their purposes, the processing activities carried out and the other circumstances established by the GDPR. 

Legal Basis for Processing 

The legal basis for processing personal data is consent. AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. undertakes to obtain the User’s express and verifiable consent for the processing of personal data for one or more specific purposes. 

The User shall have the right to withdraw consent at any time. It shall be as easy to withdraw consent as it is to give it. As a general rule, withdrawal of consent shall not affect the use of the Website. 

Where the User is required or able to provide data through forms in order to make enquiries, request information, or for reasons related to the content of the Website, the User will be informed if completion of any field is mandatory due to its necessity for the proper execution of the requested action. 

Other Legal Bases 

  • Compliance with legal obligations. 
  • Legitimate interest: sending information and promotions relating to our own products and services. 

Categories of Data 

The categories of data processed by AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. consist solely of identification data. Under no circumstances are special categories of personal data processed within the meaning of Article 9 GDPR. 

Source of Personal Data 

  • Data provided by customers receiving the services, through any means. 
  • Data included in forms available on the Website. 

Data Retention Period 

Personal data shall only be retained for the minimum period necessary for the purposes of processing and, in any event, only for the following period: personal data provided shall be retained for the time strictly necessary, namely while you remain a user of our services or wish to continue receiving information, or until the User exercises the right to erasure, objection or restriction of processing. 

However, we shall retain certain identifying and traffic-related personal data for a maximum period of two (2) years in the event that such data are required by Courts and Tribunals or for the purpose of initiating internal actions arising from improper use of the Website. 

At the time personal data are obtained, the User shall be informed of the period for which the data will be retained or, where this is not possible, the criteria used to determine that period. 

Likewise, we inform you that our information retention policies comply with the limitation periods established by the various legal obligations applicable for statutory purposes: 

  1. a) General Rule

Pursuant to Article 30 of the Spanish Commercial Code, and unless other criteria apply, all company documents and/or information shall be retained for six (6) years. 

This applies to all accounting, tax, employment and commercial documentation, including correspondence. 

  1. b)SpecificRetention Periods 

Our company must also establish minimum retention periods depending on the category of data concerned and the various applicable statutory limitation periods, which must be observed by each department. 

You shall not be subject to decisions based solely on automated processing that produce effects concerning your data. 

Purposes of Processing 

The purposes of the processing activities carried out are detailed below: 

CUSTOMER MANAGEMENT: To provide the contracted services within the ordinary course of business and to invoice such services. The data provided shall be retained while the commercial relationship remains in force or for the years necessary to comply with legal obligations. 

QUOTATION MANAGEMENT: To provide prospective customers with quotations for services and/or products. The data provided shall be retained until you request the cessation of such processing. 

PROSPECTIVE CUSTOMER MANAGEMENT: To send information relating to our products and services by any available means to individuals with a legitimate interest and to invite them to events that may be of interest to them. The data provided shall be retained until you request cessation of such processing and shall be collected following express consent. 

RECRUITMENT AND STAFF SELECTION: To manage CVs and other information provided by job applicants and to keep applicants informed of vacancies arising within our organization and/or among clients who have contracted personnel selection services. The data provided shall be retained until a position is filled or until the right to erasure is exercised in relation to such processing (which period shall not exceed one year). Applicants may object to or restrict the processing of their data at any time. 

SUPPLIER RELATIONSHIPS: To place orders and make payments for services. The data provided shall be retained while the commercial relationship remains in force or for the years necessary to comply with legal obligations. 

Data Recipients 

The User’s personal data shall not be shared with third parties. 

In any event, at the time personal data are obtained, the User shall be informed of the recipients or categories of recipients of such personal data. 

Personal Data of Minors 

In accordance with Articles 8 GDPR and 7 of Organic Law 3/2018 of 5 December, only individuals over 14 years of age may lawfully provide consent for the processing of their personal data by AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. 

Where the individual is under 14 years of age, the consent of the parents or legal guardians shall be required for processing, and such processing shall only be considered lawful where such consent has been granted. Otherwise, the legal representative must notify us as soon as possible. 

Rights Relating to the Processing of Personal Data 

The User may exercise the following rights before the Data Controller, as recognised by the GDPR and Organic Law 3/2018 of 5 December on Personal Data Protection and the Guarantee of Digital Rights: 

Right of Access: The User has the right to obtain confirmation as to whether AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. is processing their personal data and, where that is the case, access to such data and information relating to the processing carried out, including information concerning the origin of the data and the recipients of any communications made or envisaged. 

Right to Rectification: The User has the right to have inaccurate personal data corrected or, taking into account the purposes of the processing, completed where incomplete. 

Right to Erasure (“Right to be Forgotten”): The User has the right, where applicable law does not provide otherwise, to obtain the erasure of personal data where such data are no longer necessary for the purposes for which they were collected or processed; consent has been withdrawn and there is no other legal basis; the User objects to processing and there are no overriding legitimate grounds; the data have been unlawfully processed; the data must be erased to comply with a legal obligation; or the data were collected in connection with the direct offer of information society services to a child under 14 years of age. 

In addition to erasing the data, the Data Controller, taking account of available technology and implementation costs, shall take reasonable steps to inform controllers processing the personal data of the data subject’s request for the erasure of links to, or copies or replications of, those personal data. 

Right to Restriction of Processing: The User has the right to obtain restriction of processing where the accuracy of the personal data is contested, the processing is unlawful, the controller no longer requires the data but the User requires them for legal claims, or where the User has objected to processing. 

Right to Data Portability: Where processing is carried out by automated means, the User shall have the right to receive personal data concerning them in a structured, commonly used and machine-readable format and to transmit those data to another controller. Where technically feasible, the Data Controller shall transmit the data directly to the other controller. 

Right to Object: The User has the right to object to the processing of personal data or to request that such processing cease. 

Right Not to Be Subject to Automated Individual Decision-Making, Including Profiling: The User has the right not to be subject to decisions based solely on automated processing, including profiling, which produce legal effects concerning them or similarly significantly affect them, unless otherwise permitted by applicable legislation. 

Finally, data subjects have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority (AEPD) if they believe there is a problem or infringement concerning the manner in which their personal data are being processed. 

You may exercise the above rights by sending a written request together with a copy of an identification document to our postal or e-mail address appearing at the beginning of this document. 

 

4. PRINCIPLES APPLICABLE TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

The processing of personal data shall be governed by the principles set out in Article 5 GDPR and Articles 4 et seq. of the LOPDGDD: 

Principle of Lawfulness, Fairness and Transparency: The User’s consent shall always be obtained following fully transparent information regarding the purposes for which personal data are collected. 

Purpose Limitation Principle: Personal data shall be collected for specified, explicit and legitimate purposes. 

Data Minimisation Principle: The personal data collected shall be limited to what is strictly necessary in relation to the purposes for which they are processed. 

Accuracy Principle: Personal data shall be accurate and kept up to date. 

Storage Limitation Principle: Personal data shall only be retained in a manner permitting identification of the User for as long as necessary for the purposes of processing. 

Integrity and Confidentiality Principle: Personal data shall be processed in a manner that ensures their security and confidentiality. 

Accountability Principle: The Website Controller shall maintain the necessary technical and organisational measures to ensure compliance with all applicable processing principles. 

 

5. WHAT SECURITY MEASURES DO WE APPLY? 

We apply the security measures established in Article 32 GDPR and have therefore adopted the necessary measures to ensure a level of security appropriate to the risks associated with the data processing activities carried out by us, including mechanisms enabling us to guarantee the confidentiality, integrity, availability and ongoing resilience of processing systems and services. 

Some of these measures include: 

  • Informing staff of data processing policies. 
  • Performing regular backups. 
  • Controlling access to data. 
  • Conducting regular verification, assessment and evaluation procedures. 

 

6. CONFIDENTIALITY AND SECURITY OF PERSONAL DATA

AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. undertakes to adopt the technical and organisational measures necessary, according to the level of security appropriate to the risk associated with the data collected, in order to guarantee the security of personal data and prevent accidental or unlawful destruction, loss or alteration of personal data transmitted, stored or otherwise processed, or unauthorised disclosure of or access to such data. 

The Website is equipped with an SSL (Secure Socket Layer) certificate, which ensures that personal data are transmitted securely and confidentially, as data transmission between the server and the User is fully encrypted. 

However, since AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. cannot guarantee the absolute security of the Internet nor the complete absence of hackers or others who fraudulently access personal data, the Data Controller undertakes to notify the User without undue delay when a personal data breach occurs that is likely to result in a high risk to the rights and freedoms of natural persons. 

In accordance with Article 4 GDPR, a personal data breach means a breach of security leading to the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, personal data transmitted, stored or otherwise processed. 

Personal data shall be treated as confidential by the Data Controller, who undertakes to ensure, by means of legal or contractual obligations, that such confidentiality is respected by employees, associates and any person to whom access to the information is granted. 

 

7. LINKS TO THIRD-PARTY WEBSITES

The Website may include hyperlinks or links enabling access to third-party websites other than those operated by AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. The operators of such websites shall have their own data protection policies and shall themselves be responsible for their respective files and privacy practices. 

 

8. ACCEPTANCE OF AND CHANGES TO THIS PRIVACY POLICY

The User must have read and accepted the conditions relating to the protection of personal data contained in this Privacy Policy and must accept the processing of their personal data in order for the Data Controller to carry out such processing in the manner, for the periods and for the purposes indicated. Use of the Website implies acceptance of this Privacy Policy. 

AGENCIA TRANSPORTES TROTA S.A. reserves the right to amend this Privacy Policy at its sole discretion or as a result of legislative, case-law or doctrinal changes issued by the Spanish Data Protection Agency. Any amendments or updates to this Privacy Policy shall not be expressly notified to the User. Users are therefore advised to consult this page periodically in order to remain informed of the latest changes or updates. 

Last updated: 27/01/26.